Il Garante Privacy sulla geolocalizzazione delle flotte aziendali: sì con accordo sindacale

Scenario
Il Garante per la Privacy (“Garante”) si è recentemente pronunciato sulla geolocalizzazione delle flotte aziendali. Il provvedimento dello scorso 16 marzo trae origine dalla richiesta di verifica preliminare presentata da una compagnia che fornisce servizi idrici. Offrendo la compagnia anche assistenza in caso di problemi alla rete, la verifica preliminare riguardava l’istallazione di un sistema di localizzazione satellitare dei veicoli aziendali utilizzati per gli interventi. Secondo la società, la geolocalizzazione era finalizzata all’ottimizzazione delle richieste di intervento o delle emergenze, al miglioramento delle condizioni di sicurezza sul lavoro dei dipendenti e della manutenzione dei veicoli, alla tutela del patrimonio aziendale, a calcolare del tempo di lavoro effettivo, nonché a gestire eventuali incidenti stradali o di sanzioni subite per violazioni del codice della strada.

Questione Principale
Il Garante si è pronunciato sulla liceità del trattamento, reputando sussistente un interesse legittimo della società alla localizzazione dei veicoli per le finalità specificate. Ha, tuttavia, ribadito che condition sine qua non del trattamento è il rispetto della privacy dei lavoratori.
Perché il trattamento dei dati di localizzazione sia lecito è necessario:
6 conformemente a quanto previsto dallo Statuto dei lavoratori, l’accordo con le rappresentanze sindacali, o in mancanza, l’autorizzazione dell’Ispettorato nazionale del lavoro, dal momento che l’installazione del sistema di localizzazione dei veicoli comporta un controllo a distanza dei lavoratori;
7 prima di dare inizio al trattamento, la notificazione al Garante e fornire ai dipendenti un’informativa completa;
8 indicare i tempi di conservazione dei dati di geolocalizzazione che devono essere attentamente individuati, tenendo conto di ciascuna delle finalità in concreto perseguite (ad es: 90 giorni per finalità di tutela dei diritti in caso di contestazioni amministrative, 5 anni per finalità di gestione degli adempimenti correlati al rapporto di lavoro (tenuta libro unico del lavoro), breve termine da individuarsi a cura della società per finalità di gestione dei sinistri);
9 precise misure di sicurezza devono essere adottate (es. accesso ai dati ai soli incaricati individuando profili autorizzativi personalizzati, cancellazione automatica dei dati decorsi i termini di conservazione).
Suggerimenti pratici
Per la geolocalizzazione dei veicoli aziendali è necessario l’accordo con le rappresentanze sindacali o l’autorizzazione dell’Ispettorato del Lavoro. Il titolare deve valutare l’opportunità di una richiesta di verifica preliminare, ma dovrà, in ogni caso, effettuare una notificazione del trattamento al Garante. I tempi di conservazione dei dati dovranno essere individuati con riferimento alle finalità in concreto perseguite.
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